Tietosuojakäytäntömme

Toimistotarvikekaupan (”Verkkokauppa”) tietosuojakäytäntö

Päivitetty viimeksi: syyskuu 2022

1. Johdanto
Sharp Business Systems Finland Oy (”me”, ”Sharp”) suhtautuu tietosuojaasi vakavasti. Seuraavassa tietosuojakäytännössä kuvataan roolimme rekisterinpitäjänä, mitä tietoja keräämme sivustoillamme, kuinka ja miten keräämme niitä, sekä oikeutesi näiden tietojen tarkastamiseen.
Vastuullisena organisaationa olemme toteuttaneet monia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia suojellaksemme mahdollisimman tehokkaasti henkilötietoja (kuten nimeä, osoitetta, sähköpostiosoitetta ja puhelinnumeroa), joita käsitellään tämän verkkosivuston kautta, yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja henkilötietojen suojaa koskevien mahdollisten maakohtaisten lakien noudattamiseksi. Internetissä tapahtuvaan tietojen siirtämiseen kuitenkin sisältyy luonnostaan tietoturvapuutteita, minkä vuoksi täydellistä suojaa ei voida taata. Tämän vuoksi kaikilla luonnollisilla henkilöillä on mahdollisuus siirtää henkilötietoja meille vaihtoehtoisin menetelmin, kuten puhelimitse.
”Toimistotarvikkeet”-alustan (”Verkkokauppa”) toimittaa Sharp Business Systems Finland Oy:lle Data Design AS – MBE 108, Postboks 1, Youngstorget, 0028 OSLO, Norja
Tässä tietosuojakäytännössä kuvataan Sharpin tietosuojakäytännöt ja -prosessit, jotka liittyvät henkilötietojen käsittelyyn Toimistotarvikkeet-verkkokaupan kautta.

2. Rekisterinpitäjän nimi ja osoite
Yleisen tietosuoja-asetuksen, muiden EU:n tietosuojalakien ja muiden tietoturvaa koskevien säädösten mukainen rekisterinpitäjä on:
Sharp Business Systems Finland Oy
 
Puhelin: 0207 302 700
 
Sähköposti: GDPR.SBSFI@sharp.eu (henkilötietopyynnöt)
Verkkosivusto: https://www.sharp.fi/
Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa siitä, kuinka arkistoimme, käytämme ja suojaamme henkilötietoja. Lisäksi meillä on velvollisuus vastata henkilötietojesi käyttöä koskeviin kyselyihin. Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä, ota meihin yhteyttä:
Sharp Europella on Lontoon pääkonttorissa työskentelevä tietosuojavastaava ja tietosuojakoordinaattorit kussakin yhteisössä. Ota yhteyttä kaikissa tietosuojaan liittyvissä kysymyksissä paikalliseen tietosuojakoordinaattoriimme:
Sähköposti: GDPR.SBSFI@sharp.eu
 
3. Henkilötietojen kerääminen
Keräämme henkilötietojasi, kun luot tilin meille, ostat meiltä tuotteita tai palveluja, täytät tarjoamiamme lomakkeita, lähetät tuotteitamme tai palvelujamme koskevan raportin tai ilmoituksen, otat meihin yhteyttä puhelimitse tai sähköpostilla tai olet muuten suoraan yhteydessä meihin.
Keräämme seuraavanlaisia henkilötietoja:

• Yhteystiedot: tiedot, joiden avulla voimme ottaa sinuun yhteyttä, kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero, jotka liittyvät tiliisi, tilaukseesi tai pyyntöösi.
• Maksutiedot: maksu- tai luottokorttitiedot ja pankkitilin tiedot, jotka toimitat meille maksaessasi meiltä ostamiasi tuotteita tai palveluja.
• Osto- ja tilihistoria: tiedot ostetuista tuotteista tai palveluista.
• Lähettämissäsi raporteissa tai viesteissä olevat henkilötiedot: Jos lähetät meille tietoa tuotteistamme tai palveluistamme verkkosivustomme kautta, keräämme antamasi henkilötiedot.
• Keskustelu- tai kysymystiedot: kun otat meihin yhteyttä sähköpostilla tai puhelimitse, säilytämme nämä tiedot. Lisäksi äänitämme asiakastukeemme soitetut puhelut koulutustarkoituksissa ja korkean palvelun laadun ylläpitämiseksi.
• Keräämme myös tietoja siitä, miten käytät verkkosivustoamme, mukaan luettuina yksityiskohtaiset tiedot siitä, milloin käyttäjä tai automaattinen järjestelmä vierailee sivustolla. Näitä tietoja säilytetään palvelimen lokitiedostoissa. Keräämme (1) käytetyn selaimen tyypin ja version, (2) käytetyn käyttöjärjestelmän, (3) verkkosivuston, josta vierailu verkkosivustollemme tuli (niin sanottu lähettäjä), (4) alisivustot, (5) käynnin päivämäärän ja kellonajan, (6) IP-osoitteen, (7) internetoperaattorin ja (8) muuta vastaa dataa ja tietoa, josta voi olla hyötyä, jos IT-järjestelmiimme tunkeudutaan.

Emme käsittele tai käytä näitä verkkosivuston tietoja. Sen sijaan näitä tietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin: (1) verkkosivustomme sisällön jakaminen oikein, (2) verkkosivuston sisällön ja mainosten optimointi, (3) IT-järjestelmiemme ja teknologiamme pitkän aikavälin käytettävyyden varmistaminen ja (4) tarvittavien tietojen toimittaminen viranomaisille syytteen nostamista varten kyberhyökkäyksen tapauksessa. Tämän vuoksi rekisterinpitäjä analysoi anonyymisti kerättyä dataa ja tietoa tilastollisesti Sharpin tietosuojan ja tietoturvan parantamiseksi sekä käsittelemiemme henkilötietojen ihanteellisen suojauksen varmistamiseksi. Palvelimen lokitiedostojen anonyymi data tallennetaan erillään kaikesta luonnollisen henkilön luovuttamasta henkilödatasta.

4. Käsittelyn tarkoitukset
Henkilötietojasi käsitellään Verkkokauppa-alustalla seuraavia Sharpin tarkoituksia varten:

• Palvelujemme tarjoaminen sinulle ja tilisi ylläpitäminen
• Sinun ja Sharpin välisten sopimuksien toimeenpaneminen
• Maksujen veloittaminen tuotteistamme ja palveluistamme
• Sinun ja Sharpin välisten sopimuksien toimeenpaneminen
• Tuotteiden toimitus sinulle
• Kysymyksiisi tai reklamaatioihisi vastaaminen
• Tilisi väärinkäytön, petosten tai perintätapausten tutkiminen
• Tuotteidemme ja palveluidemme ylläpitäminen ja kehittäminen
• Yhteyden ottaminen sinuun tuotteista ja palveluista, joiden uskomme kiinnostavan sinua
• Jos henkilötietojen luovuttaminen on mahdollisesti tarpeen jossakin määrin juridisia tai sääntelyllisiä tarkoituksia varten

Ennen kuin annat henkilötietojasi, voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaamme GDPR.SBSFI@sharp.eu, joka voi selventää, tarvitaanko henkilötietoja juridista tai sopimuksellisista syistä, tarvitseeko sinun antaa henkilötietojasi ja mitkä ovat seuraukset, jos et anna henkilötietojasi.

5. Käsittelyn oikeudellinen perusta
Rajoitamme henkilötietojen käsittelyn vain sellaiseen käsittelyyn, joka on välttämätöntä, jotta voimme täyttää oikeudellisia tai liiketoiminnallisia velvoitteitamme. Käytämme henkilötietoja edellä lueteltuihin tarkoituksiin, koska (a) meillä on oikeudellinen etu verkkomyyntiprosessin mahdollistamiseksi ja riittävän pääsyn tarjoamiseksi sinulle tuote- ja palveluvalikoimaamme; (b) tietoja tarvitaan pyytämäsi palvelun toimittamiseksi sinulle; (c) meillä on oikeudellisia tai sääntelyyn liittyviä velvoitteita, kuten tietojen toimittaminen viranomaisille.
 
6. Miten luovutamme tietojasi
Jaamme henkilötietosi seuraavien tahojen kanssa:

• Henkilöstömme: Henkilötietosi ovat henkilöstömme saatavilla, mutta vain kun tämä on tarpeen heidän tehtäviinsä liittyen.
• Sharpin kanssa samaan konserniin kuuluvat yhtiöt: Palvelujen tarjoamiseksi sinulle.
• Kumppanit ja jälleenmyyjät: Sellaisia tuotteita ja palveluja koskeviin kysymyksiin vastaamiseksi, joita Sharp ei toimita suoraan.
• Kuljetusyhtiöt: Tilattujen tuotteiden toimittamiseksi.
• Luottotietoyhtiöt: Henkilöllisyytesi varmistamiseksi ja tietojen saamiseksi puuttuvista tai viivästyneistä maksuista tai muista tapahtumista, jotka voivat vaikuttaa luottoarvioosi.
• Muut palveluntarjoajat ja neuvonantajat: Esimerkiksi yhtiöt, jotka hallitsevat IT-palvelujamme, analysoivat tallennettuja tietojamme, käsittelevät maksuja, lähettävät tietoa asiakkaillemme, tarjoavat oikeudellista tai taloudellista neuvontaa ja toimittavat palvelujamme sinulle.
• Viranomaiset: Kun meillä on lakisääteinen velvollisuus avustaa tutkinnoissa tai vastaavissa toimissa.
• Poliisi ja oikeusviranomaiset: Kun meidän pitää avustaa tutkinnassa tai rikosten estämisessä.
• Ulkopuoliset palveluntarjoajat: Sharp käyttää ulkopuolisia palveluntarjoajia apuna esimerkiksi tietotekniikassa ja muissa hallinnollisissa tukipalveluissa tämän verkkosivuston toimintaa varten.
• Oikeus- ja sääntelyviranomaiset: pitääkö meidän luovuttaa tai jakaa henkilötietojasi lakisääteisten vaatimusten tai määräysten noudattamiseksi

Emme luovuta mitään henkilötietoja muille kuin edellä luetelluille tahoille. Voimme toimittaa muille ulkopuolisille yhtiöiille tilastollisia tietoja ja analyyseja, mutta ennen tietojen luovuttamista keräämme sen niin, ettei tiedoista voi tunnistaa ketään.

7. Henkilötietojen säilyttäminen
Sharp säilyttää tietojasi niin kauan kuin olet kaupallisessa suhteessa kanssamme. Sharp säilyttää tietojasi lakisääteisten vaatimusten, oikeudellisten velvoitteiden ja laillisten liiketoimintatarpeiden mukaisesti.
 
8. Henkilötietojen siirto
Emme tällä hetkellä siirrä henkilötietoja EU:n ja ETAn ulkopuolelle.

9. Evästeet
Verkkosivustomme käyttää evästeitä. Evästeet ovat tietokoneesi levylle verkkoselaimen kautta tallennettuja tekstitiedostoja.
Monet verkkosivustot ja palvelimet käyttävät evästeitä. Ne käyttävät niin sanottuja evästetunnuksia, jotka ovat tietyn evästeen yksilöllinen tunniste. Tämä tunniste koostuu joukosta merkkejä, jotka voidaan yhdistää tiettyihin verkkosivuihin tai palvelimiin evästeen tallettaneen selaimen kautta. Näin vieraillut verkkosivut ja palvelimet voivat tunnistaa käyttäjän selaimen muista selaimista, jotka ovat tallentaneet muita evästeitä. Näin ollen tietty selain voidaan tunnistaa evästeen yksilöllisellä tunnisteella.
Evästeiden käytön ansiosta voimme tarjota verkkosivustomme kävijöille relevantimpia palveluja ja sisältöä, mikä ei muuten olisi mahdollista. Täältä löydä lisää tietoa https://shop.sharp.fi/pages/cookies

10. Oikeutesi
Sinulla on seuraavat GDPR:n mukaiset oikeudet:

• Oikeus saada vahvistus – voit kysyä tietoa siitä, käsittelemmekö sinuun liittyviä.
• Oikeus saada pääsy – sinulla on oikeus nähdä, mitä sinua koskevia tietoja säilytämme (pääsy tietoihin). Voit pyytää kopion säilyttämistämme henkilötiedoista ja varmistaa, että käsittelemme niitä laillisesti.
• Oikeus virheenkorjaukseen – voit vaatia sinua koskevien puutteellisten tai virheellisten tietojen korjaamista.
• Oikeus poistamiseen – voit vaatia tietojesi poistamista tietokannoistamme ja järjestelmistämme, jos meillä ei ole hyväksyttävää syytä käsitellä tietojasi, jos peruutat suostumuksesi, jos säilytämme tietojasi lainvastaisesti tai jos meidän pitää poistaa tietosi soveltuvan EU-lain noudattamiseksi. Jos olet vastustanut henkilötietojesi käsittelemistä, sinulla on oikeus vaatia meitä poistamaan henkilötietosi.
• Oikeus rajoittaa käsittelyä – voit rajoittaa, mitä henkilötietoja saadaan käsitellä.
• Oikeus tietojen siirtämiseen – voit pyytää henkilötietojesi siirtämistä toiselle palveluntarjoajalle
• Oikeus vastustaa käsittelyä – voit estää henkilötietojesi käsittelyn tietyllä tavalla tai peruuttaa suostumuksesi. Voit vastustaa erityisesti tietojen profilointia.

Jos haluat käyttää mitä tahansa edellä mainituista oikeuksistasi, voit lähettää meille sähköpostia osoitteeseen GDPR.SBSFI@sharp.eu
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos et hyväksy pyyntöäsi koskevaa päätöstämme tai uskot, että rikomme soveltuvaa henkilötietolainsäädäntöä, voit tehdä valituksen EU-valvontaviranomaiselle. Voit ottaa yhteyttä Tietosuojavaltuutetun toimistoon sen verkkosivustolla https://tietosuoja.fi/ olevien yhteystietojen kautta
 
12. Tietoturva
Sharp suhtautuu tietojesi turvallisuuteen vakavasti. Sharpilla on sisäiset käytännöt ja valvontakeinot, jotka varmistavat, etteivät tietosi katoa, tuhoudu vahingossa, joudu väärinkäytetyiksi tai luovutetuiksi ja etteivät muut pääse niihin käsiksi kuin työntekijät työtehtävissään. Kun Sharp käyttää kolmansia osapuolia henkilötietojen käsittelemiseen puolestaan, nämä tekevät sen kirjallisten ohjeiden perusteella, ovat vaitiolovelvollisia ja velvollisia toteuttamaan asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimet tietojen turvallisuuden varmistamiseksi.
 
Jos sinulla on kysyttävää tai sinusta tuntuu, ettei tämä tietosuojaseloste vastaa huolenaiheisiisi, ota yhteyttä GDPR.SBSFI@sharp.eu
 
13. Päivitykset tähän käytäntöön
Voimme ajoittain päivittää tätä tietosuojakäytäntöä, jos teemme muutoksia henkilötietojen käsittelyymme (jos esimerkiksi otamme käyttöön uusia järjestelmiä tai menettelyjä, joihin liittyy uutta henkilötietojen käyttöä) tai meidän tarvitsee selventää tässä käytännössä olevia tietoja. Muutokset tehdään soveltuvien henkilötietolakien mukaisesti.
Suosittelemme, että tarkastat säännöllisesti, onko tähän selosteeseen tehty päivityksiä. Ilmoitamme myös sinulle suoraan, kun muutoksia tehdään, jos laki edellyttää meitä tekemään niin.